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Ficha de esta disposición

Título :
Edicto de aprobación definitiva del Registro de Facturas del Ayuntamiento de Cartagena
Nº de Disposición :
Boletín Oficial :
BORM 276
Fecha Publicación :
28/11/2012
Órgano Emisor :
CARTAGENA
El Excmo. Ayuntamiento Pleno adoptó, en sesión de fecha 2 de julio de 2012, acuerdo de aprobación de las Instrucciones Generales de Funcionamiento del Registro de Facturas del Ayuntamiento de Cartagena, al amparo de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 15/2010, de 5 de julio de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas para la lucha contra la morosidad, y en el ejercicio de las competencias de tiene atribuidas por el artículo 123.1.d) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, de acuerdo con el carácter reglamentario de estas Instrucciones.

De conformidad con el artículo 49 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, dicho acuerdo ha sido expuesto para información pública por un período de treinta días, mediante Edicto publicado en el Boletín Oficial de la Región de Murcia n.º 223, de fecha 25-09-2012, sin que se hayan presentado reclamaciones o sugerencias al respecto, quedando éste elevado a definitivo en los términos de su aprobación inicial.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, el acuerdo entra en vigor con la publicación del texto de las Instrucciones Generales de Funcionamiento del Registro de Facturas, contra el que puede interponerse recurso contencioso administrativo

Es por ello que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, que establece que se entenderá definitivamente adoptado el acuerdo hasta entonces provisional, en el caso de que no se hubiera presentado ninguna reclamación o sugerencia. Elevado a aprobación definitiva el acuerdo de aprobación provisional, se procede por tanto, a su publicación para su entrada en vigor.

Contra esta aprobación definitiva podrá interponerse recurso contencioso administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Murcia, en el plazo de dos meses desde el día siguiente al de su publicación, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10.b) y 46 al 77 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, cuyo texto es el siguiente:

INSTRUCCIONES GENERALES DE FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DE FACTURAS DEL AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA

En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, de creación del Registro general de facturas, y amparo de lo dispuesto por el artículo 123.1.d) de la Ley 7/1985, reguladora de las Bases del Régimen Local, se dictan las siguientes Instrucciones para el desarrollo y gestión del registro de facturas implantado en el Ayuntamiento de Cartagena, aplicable igualmente a todos los organismos y entidades dependientes, dentro de la gestión económica y de ejecución del Presupuesto General Municipal.

1.- Ámbito de aplicación y dependencia funcional.

1.- Estas Instrucciones serán de aplicación a todos los órganos y unidades administrativas de las distintas áreas y delegaciones del Ayuntamiento de Cartagena, así como a sus organismos autónomos dependientes.

2.- La gestión y responsabilidad de la seguridad del Registro general de facturas corresponderán a la Tesorería General Municipal. Dicho órgano recabará periódicamente la información del registro de facturas de que disponga cada organismo autónomo en la gestión de su respectivo presupuesto, a efectos de la información preceptiva a remitir a organismos externos.

2.- Presentación de las facturas.

De conformidad con lo establecido por los artículos 4.2 de la Ley 3/2004, de medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, de 29 de diciembre, 15 y 16 del Real Decreto 1496/2003, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, los proveedores tienen la obligación de hacer llegar los originales de las facturas o documentos sustitutivos a sus clientes en el mismo momento de su expedición, mediante presentación en el Registro General municipal de recepción de documentos.

3.- Obligatoriedad de la inscripción.

1.- La inscripción en el Registro de facturas es requisito necesario para justificar las prestaciones realizadas a favor del Ayuntamiento de Cartagena por terceros y para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivado de las mismas.

2.- El Registro General municipal deberá remitir al Registro de facturas todas las recibidas en el mismo día de su recepción, si ello es posible, o en su caso el inmediato hábil siguiente.

3.- Cualquier factura o documento justificativo emitido por terceros debe ser objeto de anotación en el registro de facturas con carácter previo a su remisión al órgano responsable de la obligación económica, con excepción de las facturas que hayan sido atendidas mediante un mandamiento de pago a justificar o un anticipo de caja fija.

4.- Inscripción de las facturas.

1.- Sin perjuicio de otros datos o requisitos que puedan resultar obligatorios por aplicación del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, se anotarán en el Registro de facturas los datos que se citan a continuación, que habrán de constar en las facturas presentadas:

a) Fecha, número y, en su caso, serie de la factura.

b) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.

c) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

d) Importe de las operaciones.

e) Centro o unidad administrativa que encargó la obra, servicio o suministro, así como el número de referencia de la Hoja de Pedido, integrándose en dicha referencia el número de documento contable (retención de crédito o autorización de gasto) que será indicado por el departamento municipal competente al proveedor.

f) Las facturas podrán ir acompañadas, en su caso, de los albaranes, hoja de pedido o cualquier otro documento relacionado con la misma o con el expediente contable de referencia.

2.- Las facturas que no reúnan todos los datos preceptivos, además de los requeridos para su tramitación descritos anteriormente, serán objeto de devolución y cancelación en caso de figurar en el registro de facturas. Los defectos o errores detectados en la factura deberán ser subsanados por el proveedor aportando nueva factura o factura rectificativa.

5.- Efectos de la inscripción.

1.- La presentación en el Registro General municipal produce el inicio del cómputo de plazo de pago, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, tanto si la recepción de la factura se produce de forma física como por medios electrónicos.

2.- El inicio del cómputo de plazo de pago sólo producirá efectos respecto de las facturas presentadas correctamente, que contengan todos los datos requeridos en la instrucción anterior, y sin incidencias.

3.- Respecto de las facturas defectuosas o incompletas, el cómputo de plazo de pago comenzará una vez presentada la factura correcta, nueva, sustitutiva o rectificativa.

6.- Funciones del Registro de facturas.

El Registro de facturas realizará las siguientes funciones:

a) La recepción de las facturas remitidas por el Registro general municipal para su anotación en el registro de facturas, con indicación de las fechas de registro de factura y fecha de presentación.

b) La remisión de las facturas a los centros de gestión responsables de la obra, servicio o suministro para su conformidad y aceptación, de manera inmediata, a efectos de tramitar el expediente de reconocimiento de la obligación.

c) La anotación de los asientos de salida relativos a las facturas registradas, que deban ser objeto de devolución o rectificación.

7.- Aceptación de la factura por los centros gestores y registro de salida.

1.- Las áreas y centros de gestión responsables de la obra, servicio o suministro a quienes se remitan las facturas para su aceptación y conformidad, deberán realizar el trámite en un plazo de cinco días hábiles, efectuando a continuación su traslado al Registro de facturas o al Servicio de contratación, según proceda, como requisito previo para el proceso de reconocimiento de la obligación.

2.- En el caso de facturas que deriven de contratos que hayan de ser tramitados o autorizados por el Servicio de contratación, los centros gestores deberán remitir la factura conformada a dicho Servicio de contratación junto con la certificación, informe técnico o cualquier otgra documentación anexa a la misma, el cual efectuará la tramitación que le corresponda en el plazo de cinco días hábiles y la remitirá a la oficina de Registro de facturas.

3.- La falta de tramitación o los retrasos excesivos que se produzcan para la aceptación y conformidad de la factura, tanto por parte de los centros gestores responsables, como por el Servicio de contratación, deberán ser justificados por escrito.

4.- En caso de disconformidad con la factura, el empleado municipal responsable de la obra, servicio o suministro emitirá informe en el que especifique la causa de la no conformidad en el mismo plazo indicado en el apartado anterior, y lo enviará junto con la factura al Registro de facturas, que será la oficina encargada de devolverlo al proveedor para su subsanación, o en otro caso el proveedor manifieste lo que proceda.

Los proveedores deberán facilitar sus datos de contacto, dirección de correo electrónico o número de telefonía móvil, que permita la comunicación, en su caso, de la correspondiente devolución de factura, para su subsanación o rectificación.

8.- Referencia contable del gasto en factura.

1.- Con la finalidad de facilitar el proceso de registro y tramitación de la factura por el centro o departamento de destino, todo expediente de gasto derivará de un documento contable de Retención de Crédito o Autorización de gasto, que indica la partida presupuestaria identificativa del área o departamento municipal de procedencia, cuyo número de documento o referencia contable deberá quedar reflejada en la hoja de pedido, al objeto de que el proveedor lo haga constar con claridad en la factura para la identificación del departamento de destino que encargó la obra, servicio o suministro y su remisión al mismo.

2.- Respecto de las facturas que deriven de contratos menores en los que no se tramite expediente de contratación, existirá al menos una propuesta de gasto que exija una Retención de Crédito o una Autorización de gasto previa, cuya referencia será la que conste en el encargo de la obra, servicio o suministro para su identificación en factura. Dicha referencia contable podrá aglutinar un gasto concreto o un grupo de gastos imputables a las partidas presupuestarias adscritas al área o departamento competente.

3.- A las facturas que deriven de contratos de obra, el servicio competente unirá la correspondiente certificación de obra expedida, con indicación expresa de los datos contables y del expediente de contratación que permitan con claridad su imputación presupuestaria y contable al departamento o área municipal competente, así como el seguimiento y control del contrato.

4.- Cuando se trate de contratos de servicios o suministros en los que no se exija la expedición de certificaciones de ejecución, el servicio competente podrá acompañar a la factura un Informe técnico sustitutivo de la certificación que permita su seguimiento y control, tanto presupuestario como de ejecución del contrato.

9.- Tramitación de facturas con certificación de obra.

1.- Las facturas por certificaciones ordinarias de obra se expedirán por el contratista en el mismo plazo previsto para la expedición de tales certificaciones de obra, en los primeros diez días siguientes al mes que correspondan, conforme a lo dispuesto en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

2.- Las facturas correspondientes a las certificaciones finales de las obras ejecutadas, que deben aprobarse en el plazo de tres meses desde la recepción, se expedirán por el contratista en el momento de su aprobación por el órgano de contratación.

3.- En el momento de la expedición de la certificación de obra por el técnico competente se podrá conformar al mismo tiempo su factura correspondiente, al objeto de evitar discrepancias entre ambos documentos, para ser presentada a continuación en el Registro General.

4.- En caso de que las certificaciones de obra sean de importe cero no existirá obligación de aportar factura.

10.- Protección de datos de carácter personal.

El Registro de facturas deberá respetar, en todo caso, lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y su normativa de desarrollo.

Cartagena a 12 de noviembre de 2012.-La Concejal del Área de Hacienda, Personal y Régimen General, Fátima Suanzes Caamaño

NPE: A-281112-17239