De la misma manera, la disposición adicional séptima de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, ya establece una conexión entre la simplificación administrativa y el inventario de procedimientos. En un primer momento expone que el Gobierno de las Illes Balears tiene la obligación de establecer progresivamente las modificaciones normativas necesarias para la racionalización y la simplificación de los procedimientos administrativos vigentes. Asimismo, en la misma disposición, se obliga a la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears a mantener actualizado el inventario de los procedimientos administrativos de los cuales es competente, con indicación, como mínimo, además de los plazos máximos de resolución y notificación y de los efectos del silencio administrativo, del órgano competente para la resolución y de las normas en que se concreta la regulación del procedimiento. Este inventario, actualizado debidamente, tiene que publicarse anualmente.
Posteriormente, la disposición final tercera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en relación con la adaptación de las administraciones públicas para el ejercicio de los derechos reconocidos, ratificó esta obligatoriedad de las administraciones públicas de hacer pública y mantener actualizada la relación de los procedimientos, concretando el ámbito de establecimiento de actividades, de servicios y de actuaciones. De hecho, en el ámbito de las comunidades autónomas, los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente Ley tienen que poder ser ejercidos en relación con la totalidad de los procedimientos y de las actuaciones de los cuales sean competentes a partir del 31 de diciembre de 2009, siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.
Igualmente, la mencionada Ley 11/2007 establece en el artículo 34 la obligación de simplificar los procedimientos. En concreto afirma que la aplicación de los medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios siempre tiene que ir precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio, en la cual tienen que considerarse especialmente aspectos como la supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos (mediante la sustitución por datos, transmisiones de datos o certificados, o la regulación de presentarla al finalizar la tramitación); la previsión de medios o instrumentos de participación, transparencia e información; la reducción de los plazos y tiempo de respuesta, y la racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas.
Cabe recordar que el Decreto Ley 1/2009, de 30 de enero, de medidas urgentes para el impulso de la inversión en las Illes Balears, prevé, entre sus líneas de actuación, las relativas a la agilización administrativa, en especial en ciertos ámbitos sectoriales. En concreto, el artículo 2.1 está dedicado a la simplificación de procedimientos administrativos e impone la obligación a la Administración autonómica de las Illes Balears de adoptar las medidas oportunas para que los procedimientos administrativos de los que es competente se unifiquen por materias y se simplifiquen sus trámites.
El Decreto 26/2008, de 28 de noviembre, del Presidente de las Illes Balears, por el que se modifica el Decreto 11/2007, de 11 de julio, del Presidente de las Illes Balears, por el que se establecen las competencias y la estructura orgánica de las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, establece como competencia de la Dirección General de Calidad de los Servicios la simplificación y racionalización de los procesos administrativos.
El Segundo Plan Estratégico de Calidad desarrolla esta competencia en una línea estratégica, el impulso de la gestión del conocimiento para la mejora y el cambio, que se concreta en el objetivo de impulsar la elaboración de inventarios, catálogos de servicios, mapas de procesos, y también la determinación de procesos clave.
Por todo ello, propongo al Consejo de Gobierno que adopte el siguiente
Acuerdo
Primero
1. Se establecen actuaciones para la elaboración del inventario de los procedimientos administrativos que sean competencia de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, que tendrán que aplicar las diferentes consejerías que la integran, con el fin de hacer las acciones pertinentes para la elaboración del mencionado inventario.
2. Se crea, dentro de la Comisión Interdepartamental de Calidad, un grupo de impulso para la simplificación y la reducción de cargas administrativas. Este grupo se encargará del estudio, el diseño y la puesta en marcha de actuaciones de cada una de las partes que intervienen, que tengan como objetivo la agilización de tramitaciones administrativas de la manera siguiente:
a)Utilizar las herramientas de calidad para inventariar, simplificar y rediseñar los procesos y los procedimientos.
b)Utilizar las herramientas de la Administración electrónica para simplificar y reducir trámites y procedimientos y garantizar el acceso electrónico de la ciudadanía.
c)Utilizar las técnicas de gestión para la reducción de cargas administrativas.
d)Utilizar las técnicas y herramientas jurídicas para garantizar los principios de simplificación y reducción de cargas administrativas y la calidad normativa, tanto en los procedimientos en vigor como en las nuevas normas.
3. Este grupo de impulso estará presidido por el director general de Coordinación Departamental de la Consejería de Presidencia, y tendrá como miembros:
- El director general de Calidad de los Servicios de la Consejería de Presidencia.
- El director general de Tecnología y Comunicaciones de la Consejería de Economía y Hacienda.
- El secretario general de la Consejería de Comercio, Industria y Energía.
- La secretaria general de la Consejería de Turismo.
- El director de la Abogacía de la Comunidad Autónoma. Actuará como secretario, con voz y sin voto, un funcionario de la Consejería de Presidencia.
Segundo
1. Se encomienda a la Dirección General de Calidad de los Servicios, con el fin de facilitar el cumplimiento de la obligación prevista en el apartado primero del punto anterior, la organización de las jornadas formativas necesarias. Esta formación tiene que incluir, al menos, la manera como tiene que elaborarse el mencionado inventario de procedimientos, la introducción de los datos en la aplicación informática y el soporte a través del cual se hará público el trabajo hecho. Además, incluirá los criterios básicos de simplificación y reducción de cargas, incluyendo los conocimientos necesarios sobre el modelo estándar de costes.
2. Se establece que cada una de las secretarías generales del Gobierno de las Illes Balears deberá designar a un representante de su consejería para asistir a la mencionada formación y para ser el responsable de la elaboración del inventario de los procedimientos administrativos que se identifiquen en su ámbito.
Tercero
1. Se pone en marcha el inventario automatizado de procedimientos administrativos de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, con carácter único y obligatorio, el cual debe incluir tanto los procedimientos externos como los internos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
2. El inventario automatizado deberá contener, para cada uno de los procedimientos administrativos, una ficha con los datos identificativos básicos, los cuales, como mínimo, tendrán que ser los siguientes:
- El nombre del procedimiento.
- El objeto del procedimiento.
- Los plazos máximos para la resolución y la notificación.
- Los efectos del silencio administrativo.
- El órgano competente para resolver.
- La forma de iniciación.
- La indicación de si agota o no la vía administrativa.
- Las normas en que se concrete la regulación del procedimiento.
- Las observaciones que se consideren adecuadas.
3. Estos datos tienen que completarse en una fase posterior, que se llevará a cabo una vez hecho el inventario.
Cuarto
1. La gestión del inventario automatizado de procedimientos administrativos es responsabilidad de los centros directivos competentes en cada una de las materias.
2. La gestión del inventario implica:
- La identificación de los procedimientos administrativos.
- La cumplimentación de la ficha de datos básicos y la inclusión de la misma en la aplicación informática que dé soporte al inventario.
- La actualización permanente de los datos, así como la inclusión de todos los que puedan definirse.
Quinto Corresponde a la Dirección General de Calidad de los Servicios la coordinación y el seguimiento de la gestión del inventario, así como el impulso para la identificación, la inclusión y la actualización de los procedimientos comunes, sin perjuicio de las funciones atribuidas a otros órganos administrativos.
Sexto Los procedimientos de carácter externo incluidos en el inventario automatizado de procedimientos administrativos podrán consultarse en la web del Gobierno de las Illes Balears.
Los procedimientos administrativos de carácter interno y externo estarán disponibles en la intranet de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
Séptimo Todos los procedimientos externos e internos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears tendrán que figurar en el inventario automatizado de procedimientos administrativos de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears en el plazo de tres meses a partir de la publicación del presente Acuerdo en el Boletín Oficial de las Illes Balears.
Palma, 29 de abril de 2009
El Consejero
Albert Moragues Gomila